福岡公文書館ブログ

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  • 2021年2月5日

    評価選別会議

    緊急事態宣言が延長されましたが、福岡共同公文書館は、感染拡大防止対策をおこないながら開館しております。

    さて今回は、2021年1月29日(金)10時よりおこなわれた県文書(長期保存文書)評価選別会議についてです。

    その前に、評価選別会議は文書班のお仕事なので、以前説明したことはありますが、久しぶりなのでここで文書班のお仕事を少しおさらいです。

     

    福岡共同公文書館のお仕事(文書班編)

    保存年限が満了になった公文書の中で、行政の推移・内容・仕組みなどが明らかになるものや住民生活・社会情勢を反映しているものなど、将来への残すべき文書(歴史公文書)を移管元である県や市町村が選びます。

    県や市町村が歴史公文書として選んだ文書は、公文書館へ運び込まれ、担当職員(文書班・専門員)が1冊ずつ内容の確認をおこないリスト化します。そのリストをもとに館長及び担当が参加する評価選別会議をおこないます。

    評価選別会議とは、運び込まれた公文書が福岡共同公文書館として永久保存とするべき公文書がどうかを判断する会議です。

    この評価選別会議で、「保存」と判断された文書については外部有識者によるチェックを受けた後に、検索システムに登録しID番号・バーコードが印字されたラベルを貼り、燻蒸(くんじょう)をおこないます。

    燻蒸が終わった公文書は、中性紙の保存箱に入れ、保存庫に収納します。

     

    ここまでが文書班のお仕事です。(過去の記事もご参照ください CATEGORY:公文書館・文書班からとべます)

     

    では、話を評価選別会議に戻します。

     

    今回は、福岡県の長期文書の評価選別会議をおこないました。

    福岡県の文書は有期文書(保存年限が1~20年の文書)と長期文書(保存年限が30年)の2回に分けて運び込まれます。有期文書の評価選別会議は2020年12月17日(木)に実施しました。その際は、2,459冊の文書を保存するか否かについて話し合いました。

     

    今回は、長期文書の評価選別会議です。539冊の文書について話し合いをしました。会議では、当館で設けている選別基準(1~20)や分類(17分類)のどれに該当するのか、ということについての意見交換をおこないました。

    選別基準とは、文書を形式的に「1.例規等に関する文書」、「2.組織・制度等に関する文書」というように20類型に区分したものです。選別基準には、細目が設けられており具体的にどのような文書が保存に値する文書なのかが示されています。また、分類とは、行政の分野を「総務企画」、「議会」というように17に区分したものです。

    当館の基準に従って、事前に準備していた評価選別シートとそれに対する意見票をもとに、時には実際に資料を確認しながら、保存するか否かの判断をおこないました。

    評価選別会議は、公文書館において非常に大切な仕事の一つです。

    ここで、保存しないとことになった文書は、移管元で保存するか廃棄ということになります。廃棄されてしまえば、その文書は二度と見ることができなくなります。公文書を保存するか否かの判断は、慎重に行わなければなりません。

    今回は福岡県の文書でしたが、福岡共同公文書館では県内の市町村文書も保存しています。福岡県の文書と同様に各市町村から運び込まれた文書は評価選別会議をおこない保存するか否かを判断しています。そのため、福岡共同公文書館では、月に1回程度、評価選別会議をおこなっています。

    福岡共同公文書館
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