福岡公文書館ブログ

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  • カテゴリー: 文書班

    2021年6月20日

    湿度管理は大切です

    福岡県は、6月20日に緊急事態宣言が解除になり、一部地域がまん延防止等重点措置に移行します。

    5月12日から臨時休館していた当館は6月22日(火)より開館します。引き続き新型コロナウイルス感染症拡大防止のための対応を行いますので、ご利用の際にはご理解とご協力をお願いします。

    九州北部は、5月中旬に梅雨入りをしており、ただいま文書には好ましくない季節です。

    これは選別室(文書の一時保管及び選別作業を行う部屋)の温・湿度計です。ここ数日は湿度が60%以上の日が続いています。

    一般的に文書(紙)にとっての適切な温度は22~25度、湿度は55%前後と言われています。当館においても文書保存庫は、夏は25度、冬は22度、湿度は1年を通じて55%に設定し24時間・365日、温湿度管理を行っています。

    しかし、運び込まれた文書を一時保管し作業を行う選別室においては職員が温湿度の管理を調節しています。温度はエアコンで調節できるのですが、湿度はちょっと油断すると夏(特に梅雨の時期)は上がりすぎ、冬は下がりすぎてしまいます。

    湿度管理は夏はサーキュレーター、冬は加湿機能付きの空気清浄機を使用して調節しますが、なかなか思うようにいきません。特に、コロナ禍

     

    2021年2月5日

    評価選別会議

    緊急事態宣言が延長されましたが、福岡共同公文書館は、感染拡大防止対策をおこないながら開館しております。

    さて今回は、2021年1月29日(金)10時よりおこなわれた県文書(長期保存文書)評価選別会議についてです。

    その前に、評価選別会議は文書班のお仕事なので、以前説明したことはありますが、久しぶりなのでここで文書班のお仕事を少しおさらいです。

     

    福岡共同公文書館のお仕事(文書班編)

    保存年限が満了になった公文書の中で、行政の推移・内容・仕組みなどが明らかになるものや住民生活・社会情勢を反映しているものなど、将来への残すべき文書(歴史公文書)を移管元である県や市町村が選びます。

    県や市町村が歴史公文書として選んだ文書は、公文書館へ運び込まれ、担当職員(文書班・専門員)が1冊ずつ内容の確認をおこないリスト化します。そのリストをもとに館長及び担当が参加する評価選別会議をおこないます。

    評価選別会議とは、運び込まれた公文書が福岡共同公文書館として永久保存とするべき公文書がどうかを判断する会議です。

    この評価選別会議で、「保存」と判断された文書については外部有識者によるチェックを受けた後に、検索システムに登録しID番号・バーコードが印字されたラベルを貼り、燻蒸(くんじょう)をおこないます。

    燻蒸が終わった公文書は、中性紙の保存箱に入れ、保存庫に収納します。

     

    ここまでが文書班のお仕事です。(過去の記事もご参照ください CATEGORY:公文書館・文書班からとべます)

     

    では、話を評価選別会議に戻します。

     

    今回は、福岡県の長期文書の評価選別会議をおこないました。

    福岡県の文書は有期文書(保存年限が1~20年の文書)と長期文書(保存年限が30年)の2回に分けて運び込まれます。有期文書の評価選別会議は2020年12月17日(木)に実施しました。その際は、2,459冊の文書を保存するか否かについて話し合いました。

     

    今回は、長期文書の評価選別会議です。539冊の文書について話し合いをしました。会議では、当館で設けている選別基準(1~20)や分類(17分類)のどれに該当するのか、ということについての意見交換をおこないました。

    選別基準とは、文書を形式的に「1.例規等に関する文書」、「2.組織・制度等に関する文書」というように20類型に区分したものです。選別基準には、細目が設けられており具体的にどのような文書が保存に値する文書なのかが示されています。また、分類とは、行政の分野を「総務企画」、「議会」というように17に区分したものです。

    当館の基準に従って、事前に準備していた評価選別シートとそれに対する意見票をもとに、時には実際に資料を確認しながら、保存するか否かの判断をおこないました。

    評価選別会議は、公文書館において非常に大切な仕事の一つです。

    ここで、保存しないとことになった文書は、移管元で保存するか廃棄ということになります。廃棄されてしまえば、その文書は二度と見ることができなくなります。公文書を保存するか否かの判断は、慎重に行わなければなりません。

    今回は福岡県の文書でしたが、福岡共同公文書館では県内の市町村文書も保存しています。福岡県の文書と同様に各市町村から運び込まれた文書は評価選別会議をおこない保存するか否かを判断しています。そのため、福岡共同公文書館では、月に1回程度、評価選別会議をおこなっています。

    2018年12月28日

    県から文書がやってきました!

    県公文書(長期分)が搬入されてきました。

    当館では毎年、保存期間が満了した県及び市町村公文書のうち、

    歴史資料として重要なもの、いわゆる「歴史公文書」を収集し、永久保存しています。

     

    県公文書については、「有期分(保存期間1年・3年・5年・10年・20年)」と

    長期分(保存期間永年長期、30年)」の2回に分けて引渡しを受けています。

     

    今回(12月6日)は、長期分の県公文書の搬入がありました。

    102箱、800冊以上の文書です。

    年末には、その倍以上の量の有期分の搬入を予定しています。

    当館では、長期保存に耐えられる処理(傷んだ文書の製本補修や虫害防止のための燻蒸)を行い、

    整理保存します。

     

    2018年8月7日

    福岡共同公文書館のおしごと(文書班編)

     

    以前、「福岡共同公文書館のおしごと」で概要をお話ししましたが、

    今回は文書班のお仕事を少し詳しく紹介します。

     

    文書班は

    公文書の移管(自治体から公文書館に移す)

    公文書の選別(公文書館で保存するかどうかを判断する)

    公文書の整理・保存に関すること

    を担当しています。

    今回は公文書が移管されるまでをお話しします。

     

    県や各市町村で作成された文書にはそれぞれに

    1年・3年・5年・10年・30年といった保存年限が設けられています。

    そして保存年限を過ぎると、文書を廃棄するか重要な文書として

    保存するかという判断をする必要があります。

     

    まずは、

    各自治体がリスト作成(今年度であれば主に平成28年度・平成25年度・平成23年度・

    平成18年度・昭和61年度に作成された文書が対象となります)

    次に、

    リストを基に県や各市町村が廃棄するか、保存する文書として公文書館に移管するかを決定します。

    (これを1次選別をいいます)

     

    1次選別は基本的には県や各市町村で行うのですが、時には公文書館が

    「目録選別」や「現地選別」という形でお手伝いします。

    「目録選別」とは、県や各市町村が作成したリストを見て

    公文書館の職員が廃棄か保存かの判断をします。

    ある市からこのようなリストが送られてきました

     

    この市の今年度保存年限満了するリストです(この分厚さ!)

     

    「現地選別」とは、公文書館の職員が市町村の役場に行き直接文書を見て

    廃棄か保存かの判断をします。

    廃棄か保存かの判断は行政の推移・内容・仕組み等が明らかとなるものや、

    住民生活、社会情勢を反映した重要な文書を保存するという観点から定めた

    選別基準を基に行います。

     

    このような1次選別の後に保存の必要ありと判断された文書が

    公文書館へと移管されます。

    (文書搬入の様子は2018年5月30日に紹介しました)

     

    2018年8月2日

    専門員さんインタビュー!!!

    今年の5月、当館文書班に新しいメンバーが仲間入りしました。

    平均年齢高めの当館において、貴重な20代。

    爽やかな笑顔が印象的なK君ですが、そろそろ公文書館にも馴れたかな?

    公文書館勤務4ヶ月目を迎えるK君に、突撃インタビューをします!

     

    ――まずは、K君のことについて教えてください。

    九州大学大学院博士後期課程で、日本近代史を専攻する学生です。

    主に大正期における理工系の人材(技術者など)育成についての研究をしています。

     

    ――現役の大学院生なんですね。公文書館の職員募集に応募したきっかけは?

    これまで、歴史資料館などで資料整理などの業務を経験してきました。

    そこで培った技能を活かせる職場だと考えて、応募しました。

     

    ――資料整理には馴れているK君です。公文書館、公文書館業務の第一印象は?

    公文書館については、パンフレットや年報などで、ある程度のイメージは持っていたつもりです。

    でも、実際に現場に入ってみると、若干、戸惑いを感じました。

    これまで僕が研究者として資料を見てきた視点と、行政経験者が公文書を見る視点とには、

    少し隔たりがあるような気がしたからです。

     

    ――公文書と歴史資料との違いを感じたんですね。3ヶ月勤務してみて、業務に対する印象は変わりましたか?

    まずは、公文書の形式に馴れてきました(笑)。

    そして、実際に行政の現場におじゃまする機会があり、公文書が作成される現場や、

    作成に携わる行政職員の話を聞いて、改めて公文書を見ると、

    書かれている内容についての興味が湧き、面白さを感じました。

     

    ――文書班専門員のお仕事のなかで、いちばん難しいことはなんですか?

    選別です。選別基準に従って、公文書館で永久保存する文書を決めていくのですが、

    行政経験者に聞かないと、判断に困ることがまだまだあります。

    ただ、公文書を一冊一冊精査して、選別基準に当てはめ、保存か否かを判断していく、

    という作業を繰り返すことは、資料の重要な部分を見出す能力を鍛えることにつながります。

    これが、自分の研究にも良い効果をもたらしてくれています。

     

    ――K君は一番の若手になりますが、他の専門員さんたちは優しくしてくれますか(笑)?

    はい。色々(笑)教えてもらっています。

     

    ――最後に、これからの意気込みをお願いします!

    僕ら専門員は、お客様に接することはほとんどありません。

    ですが、お客様の利用に供するため、バックヤードで、日々多くの文書と向き合っています。

    作業のなかで興味深い公文書に出会うことも多々あります。

    皆さまもぜひ、公文書館へ足を運んでいただきたいと思います!

     

    K君、ありがとうございました。これから、若い力で公文書館を引っ張っていってほしいと思います。

     

    公文書を精査し、選別シートを作成しています

    2018年5月30日

    飯塚市から文書がやってきました!

     こちらの写真は、飯塚市からの文書搬入の様子です。

     全部で27個の段ボールです。文書の数は181冊です。

    さて、中身をのぞいてみましょう・・・

    段ボールの中には、貴重な文書が・・・

     

    古い公文書があるようです。

    昭和8年に作成された市会協議録の文書があります。(市会とは、現在の市議会のことです。)

    紙も少し変色しています。

    飯塚市は毎年、廃棄年度になった公文書の中から歴史公文書と思われるものを公文書館に搬入されています。

     

    当館では、これを二次選別し、歴史公文書として保存しています。

     

     

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