福岡共同公文書館では、二つの班が分担して仕事をしています。
公文書の移管・選別・整理・保存に関することを担当する、文書班。
公文書の審査・閲覧、展示、視察見学、講座・講演会の運営などを担当する、総務企画班。
当館へやってきた公文書は、まず文書班が受け取ります。
内容の確認をおこない、それをリストにしたうえで、選別会議にかけます。
選別会議は、当館で永久保存とする公文書かどうかを決める会議です。
選別会議で、「保存」と決まった文書については、保存に向けての作業に移ります。
検索システムに書誌情報を入力し、検索ができるようにします。
公文書には、１冊１冊に、ＩＤ番号・バーコードが印字されたラベルを貼り、
燻蒸を行います。
燻蒸が終わった公文書は、中性紙の保存箱に入れ、保存庫に入れます。
ここまでが文書班のおしごとです。
文書班による手続きが終わった公文書は、誰もが検索システムでその情報を見ることができます。
また、実際に閲覧・利用したい、という申請も可能となります。
お客様からの「この公文書が見たい」という利用申請は、総務企画班が受けます。
申請が出された公文書１冊１冊につき、再度内容を確認し、当館の利用審査基準にしたがって、
全てをみていただく（全部利用）か、
個人情報などがあるためにマスキング（黒塗り）して見ていただく（一部利用）か、
という審査会議を行います。
もし、文書の広範囲にわたってマスキング部分がある場合には、
全ページを複写して、マスキング作業を行う必要があります。
ここまで準備ができると、実際にお客様にきてみていただけるようになります。
その他、公文書館のことや業務について、または所蔵している公文書について、
より多くの人に知っていただきたいということで、
年に２回の企画展、講演会、講座なども開催しております。
ここでは、ざっくりと概要をお話ししましたが、公文書館のおしごとについては、
今後も時々お伝えしていくので、楽しみにしてくださいね。
