福岡公文書館ブログ

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  • 2018年8月7日

    福岡共同公文書館のおしごと(文書班編)

     

    以前、「福岡共同公文書館のおしごと」で概要をお話ししましたが、

    今回は文書班のお仕事を少し詳しく紹介します。

     

    文書班は

    公文書の移管(自治体から公文書館に移す)

    公文書の選別(公文書館で保存するかどうかを判断する)

    公文書の整理・保存に関すること

    を担当しています。

    今回は公文書が移管されるまでをお話しします。

     

    県や各市町村で作成された文書にはそれぞれに

    1年・3年・5年・10年・30年といった保存年限が設けられています。

    そして保存年限を過ぎると、文書を廃棄するか重要な文書として

    保存するかという判断をする必要があります。

     

    まずは、

    各自治体がリスト作成(今年度であれば主に平成28年度・平成25年度・平成23年度・

    平成18年度・昭和61年度に作成された文書が対象となります)

    次に、

    リストを基に県や各市町村が廃棄するか、保存する文書として公文書館に移管するかを決定します。

    (これを1次選別をいいます)

     

    1次選別は基本的には県や各市町村で行うのですが、時には公文書館が

    「目録選別」や「現地選別」という形でお手伝いします。

    「目録選別」とは、県や各市町村が作成したリストを見て

    公文書館の職員が廃棄か保存かの判断をします。

    ある市からこのようなリストが送られてきました

     

    この市の今年度保存年限満了するリストです(この分厚さ!)

     

    「現地選別」とは、公文書館の職員が市町村の役場に行き直接文書を見て

    廃棄か保存かの判断をします。

    廃棄か保存かの判断は行政の推移・内容・仕組み等が明らかとなるものや、

    住民生活、社会情勢を反映した重要な文書を保存するという観点から定めた

    選別基準を基に行います。

     

    このような1次選別の後に保存の必要ありと判断された文書が

    公文書館へと移管されます。

    (文書搬入の様子は2018年5月30日に紹介しました)

     

    福岡共同公文書館
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