福岡公文書館ブログ

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    2018年4月25日

    福岡共同公文書館のおしごと

    福岡共同公文書館では、二つの班が分担して仕事をしています。

     

    公文書の移管・選別・整理・保存に関することを担当する、文書班

    公文書の審査・閲覧、展示、視察見学、講座・講演会の運営などを担当する、総務企画班

     

    当館へやってきた公文書は、まず文書班が受け取ります。

    内容の確認をおこない、それをリストにしたうえで、選別会議にかけます。

    選別会議は、当館で永久保存とする公文書かどうかを決める会議です。

    選別会議で、「保存」と決まった文書については、保存に向けての作業に移ります。

    検索システムに書誌情報を入力し、検索ができるようにします。

    公文書には、1冊1冊に、ID番号・バーコードが印字されたラベルを貼り、

    燻蒸を行います。

    燻蒸が終わった公文書は、中性紙の保存箱に入れ、保存庫に入れます。

    ここまでが文書班のおしごとです。

     

    文書班による手続きが終わった公文書は、誰もが検索システムでその情報を見ることができます。

    また、実際に閲覧・利用したい、という申請も可能となります。

    お客様からの「この公文書が見たい」という利用申請は、総務企画班が受けます。

    申請が出された公文書1冊1冊につき、再度内容を確認し、当館の利用審査基準にしたがって、

    全てをみていただく(全部利用)か、

    個人情報などがあるためにマスキング(黒塗り)して見ていただく(一部利用)か、

    という審査会議を行います。

    もし、文書の広範囲にわたってマスキング部分がある場合には、

    全ページを複写して、マスキング作業を行う必要があります。

    ここまで準備ができると、実際にお客様にきてみていただけるようになります。

     

    その他、公文書館のことや業務について、または所蔵している公文書について、

    より多くの人に知っていただきたいということで、

    年に2回の企画展講演会講座なども開催しております。

     

    ここでは、ざっくりと概要をお話ししましたが、公文書館のおしごとについては、

    今後も時々お伝えしていくので、楽しみにしてくださいね。

    福岡共同公文書館
    所在地 〒818-0041 福岡県筑紫野市上古賀1-3-1 アクセスマップはこちら 電話 092-919-6166 FAX 092-919-6168 E-Mail kobunsyokan@pref.fukuoka.lg.jp
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