福岡公文書館ブログ

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    カテゴリー: 文書班

    2018年8月7日

    福岡共同公文書館のおしごと(文書班編)

     

    以前、「福岡共同公文書館のおしごと」で概要をお話ししましたが、

    今回は文書班のお仕事を少し詳しく紹介します。

     

    文書班は

    公文書の移管(自治体から公文書館に移す)

    公文書の選別(公文書館で保存するかどうかを判断する)

    公文書の整理・保存に関すること

    を担当しています。

    今回は公文書が移管されるまでをお話しします。

     

    県や各市町村で作成された文書にはそれぞれに

    1年・3年・5年・10年・30年といった保存年限が設けられています。

    そして保存年限を過ぎると、文書を廃棄するか重要な文書として

    保存するかという判断をする必要があります。

     

    まずは、

    各自治体がリスト作成(今年度であれば主に平成28年度・平成25年度・平成23年度・

    平成18年度・昭和61年度に作成された文書が対象となります)

    次に、

    リストを基に県や各市町村が廃棄するか、保存する文書として公文書館に移管するかを決定します。

    (これを1次選別をいいます)

     

    1次選別は基本的には県や各市町村で行うのですが、時には公文書館が

    「目録選別」や「現地選別」という形でお手伝いします。

    「目録選別」とは、県や各市町村が作成したリストを見て

    公文書館の職員が廃棄か保存かの判断をします。

    ある市からこのようなリストが送られてきました

     

    この市の今年度保存年限満了するリストです(この分厚さ!)

     

    「現地選別」とは、公文書館の職員が市町村の役場に行き直接文書を見て

    廃棄か保存かの判断をします。

    廃棄か保存かの判断は行政の推移・内容・仕組み等が明らかとなるものや、

    住民生活、社会情勢を反映した重要な文書を保存するという観点から定めた

    選別基準を基に行います。

     

    このような1次選別の後に保存の必要ありと判断された文書が

    公文書館へと移管されます。

    (文書搬入の様子は2018年5月30日に紹介しました)

     

    2018年8月2日

    専門員さんインタビュー!!!

    今年の5月、当館文書班に新しいメンバーが仲間入りしました。

    平均年齢高めの当館において、貴重な20代。

    爽やかな笑顔が印象的なK君ですが、そろそろ公文書館にも馴れたかな?

    公文書館勤務4ヶ月目を迎えるK君に、突撃インタビューをします!

     

    ――まずは、K君のことについて教えてください。

    九州大学大学院博士後期課程で、日本近代史を専攻する学生です。

    主に大正期における理工系の人材(技術者など)育成についての研究をしています。

     

    ――現役の大学院生なんですね。公文書館の職員募集に応募したきっかけは?

    これまで、歴史資料館などで資料整理などの業務を経験してきました。

    そこで培った技能を活かせる職場だと考えて、応募しました。

     

    ――資料整理には馴れているK君です。公文書館、公文書館業務の第一印象は?

    公文書館については、パンフレットや年報などで、ある程度のイメージは持っていたつもりです。

    でも、実際に現場に入ってみると、若干、戸惑いを感じました。

    これまで僕が研究者として資料を見てきた視点と、行政経験者が公文書を見る視点とには、

    少し隔たりがあるような気がしたからです。

     

    ――公文書と歴史資料との違いを感じたんですね。3ヶ月勤務してみて、業務に対する印象は変わりましたか?

    まずは、公文書の形式に馴れてきました(笑)。

    そして、実際に行政の現場におじゃまする機会があり、公文書が作成される現場や、

    作成に携わる行政職員の話を聞いて、改めて公文書を見ると、

    書かれている内容についての興味が湧き、面白さを感じました。

     

    ――文書班専門員のお仕事のなかで、いちばん難しいことはなんですか?

    選別です。選別基準に従って、公文書館で永久保存する文書を決めていくのですが、

    行政経験者に聞かないと、判断に困ることがまだまだあります。

    ただ、公文書を一冊一冊精査して、選別基準に当てはめ、保存か否かを判断していく、

    という作業を繰り返すことは、資料の重要な部分を見出す能力を鍛えることにつながります。

    これが、自分の研究にも良い効果をもたらしてくれています。

     

    ――K君は一番の若手になりますが、他の専門員さんたちは優しくしてくれますか(笑)?

    はい。色々(笑)教えてもらっています。

     

    ――最後に、これからの意気込みをお願いします!

    僕ら専門員は、お客様に接することはほとんどありません。

    ですが、お客様の利用に供するため、バックヤードで、日々多くの文書と向き合っています。

    作業のなかで興味深い公文書に出会うことも多々あります。

    皆さまもぜひ、公文書館へ足を運んでいただきたいと思います!

     

    K君、ありがとうございました。これから、若い力で公文書館を引っ張っていってほしいと思います。

     

    公文書を精査し、選別シートを作成しています

    2018年5月30日

    飯塚市から文書がやってきました!

     こちらの写真は、飯塚市からの文書搬入の様子です。

     全部で27個の段ボールです。文書の数は181冊です。

    さて、中身をのぞいてみましょう・・・

    段ボールの中には、貴重な文書が・・・

     

    古い公文書があるようです。

    昭和8年に作成された市会協議録の文書があります。(市会とは、現在の市議会のことです。)

    紙も少し変色しています。

    飯塚市は毎年、廃棄年度になった公文書の中から歴史公文書と思われるものを公文書館に搬入されています。

     

    当館では、これを二次選別し、歴史公文書として保存しています。

     

     

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